SEO-специалисты ежедневно собирают и анализируют большие объемы данных. Вручную сделать это проблематично, из-за чего постоянно стоит вопрос автоматизации рутины, усложняющей работу. В этой статье мы рассмотрели функцию ВПР в Excel, которая пригодится каждому SEO-специалисту.
Что такое функция ВПР в Excel?
ВПР — функция, предназначенная для сопоставления и копирования информации из разных Excel-таблиц. Она значительно упрощает работу с большими массивами данных, потому что пользователю не потребуется самостоятельно сопоставлять и сводить сотни или тысячи значений. Нужно только прописать формулу, указав параметры данных, которые нужно скопировать.
Значение ВПР для SEO специалистов
Разберем значение этой функции на реальном примере. У SEO-специалиста есть 2 таблицы. В одной собраны запросы и частотность.
В другой запросы распределены по кластерам.
Чтобы свести данные в одну таблицу автоматически, SEO-специалист может прописать формулу. Нужно открыть первую таблицу и справа от столбца «Частотность» написать формулу =ВПР(A2;I:J;2;ЛОЖЬ). Из чего она состоит:
- А2 — ячейка с первым запросом из таблицы №1.
- I:J — таблица 2.
- 2 — номер столбца с информацией о кластерах кластер.
После написания формулы остается протянуть столбец мышкой. В результате данные из второй таблицы перейдут в первую автоматически.
Таким образом, SEO-специалист сэкономил примерно 60 минут времени, потому что не пришлось заниматься ручным переносом данных.
Основные преимущества использования ВПР
Всем, кто занимается SEO-оптимизацией сайтов, стоит освоить данную формулу из-за 3 ключевых преимуществ.
Автоматизация анализа данных
Анализ данных в SEO заключается в сопоставлении различных данных. Например, во время анализа эффективности ключевых слов для рекламы нужно соединить их с различными метриками — объем трафика, СРС и т.д.
Благодаря ВПР вы за несколько кликов соберете всю необходимую информацию на одном экране и сможете проанализировать ее вручную и с помощью автоматизированных инструментов.
Ускорение рабочих процессов
Рутина, связанная со сбором и объединением данных, может занимать до 2-3 часов ежедневно. Используя функцию ВПР, SEO-специалист избавится от необходимости вручную сводить информацию из разных таблиц, что существенно ускорит работу над проектами.
Снижение ошибок в расчетах
При работе с большими данными всегда нужно учитывать человеческий фактор. Во время ручного переноса информации есть риск допустить и не заметить опечатку, из-за чего последующие расчеты будут неактуальными.
Использование функции ВПР исключает человеческий фактор. Если вы и допустите ошибку (например, в формуле), то сразу увидите ошибку или огромное количество несоответствий.
Как работает функция ВПР
Данная функция работает по принципу алфавитного указателя. Сначала человек ищет в справочнике нужную фамилию, а затем просматривает колонку с номерами. Если нужная информация есть, то выписывает искомый телефон.
Функция ВПР выполняется по такому же принципу. Программа сканирует первый столбец в таблице и ищет ячейки, соответствующие первому критерию. Когда она найдет нужную строку, то переведет взгляд на ячейки справа и выгружает данные.
Работая с этой формулой, SEO-специалист должен учитывать, что она состоит из 4 аргументов:
- Искомое значение — столбец в основной таблице, куда программа должна перенести информацию.
- Таблица — диапазон, в котором функция ищет сведения, необходимые сопоставить с первой таблицей (например, ключи).
- Номер столбца — порядковый номер, в котором записаны запрошенные значения.
- Интервальный — поисковое условие. Может подразумеваться точное и неточное совпадение. Второй вариант обычно используется при поиске числовых данных.
Практические применения ВПР в SEO
ВПР активно используется SEO-специалистами при выполнении 2 ежедневных задач.
Анализ ключевых слов
Специалисты обычно работают с несколькими аналитическими инструментами, которые собирают разную информацию. Чтобы составить цельную картину о стратегии и результатах, стоит свести данные в одну таблицу. В результате анализ станет значительно проще.
Еще один вариант применения ВПР — отслеживания изменения ранга ключевых слов в динамике. Если вы ведете статистику за разные временные периоды, то данная функция позволит проанализировать эффективность SEO-оптимизации на протяжении длительного периода.
Сравнение данных по позициям
Для анализа информации по позициям сайта или страницы нужно собрать 3 показателя:
- Средняя позиция.
- Медианная позиция.
- Видимость.
Однако не все сервисы собирают всю необходимую информацию из разных поисковых систем, из-за чего SEO-специалисту опять же приходится работать с несколькими инструментами. Функция ВПР поможет свести информацию в одном месте для дальнейшего анализа.
Распространенные ошибки при использовании ВПР и их исправление
При использовании этой функции пользователи обычно сталкиваются с 2 ошибками.
Ошибка #Н/Д
Это самая распространенная ошибка, которая появляется в таблице вместо искомых данных. Возможные причины:
- Дублирование данных.
- Пропуск аргумента во время поиска данных.
- Просмотр не всей таблицы.
Есть 2 эффективных способа решения ошибки #Н/Д:
- Первый — применение функции для обработки ошибок. Вам нужно ввести ЕСЛИОШИБКА(ВПР(*;*;*;0);”Здесь была ошибка”). Данная функция автоматически заменяет уведомление об ошибке на любые данные, указанные пользователем.
- Второй — удаление пробелов и знаков препинания из ячеек. Для этого нужно открыть окно автозамены значений, используя горячие клавиши Ctrl + H и в поле «Найти» указать пробел или запятую, второе поле оставить пустым, а затем кликнуть по клавише «Заменить все».
Ошибка #ЗНАЧ!
Ошибка #ЗНАЧ! появляется в тех случаях, когда введенные значения некорректны и не могут быть обработаны автоматически. У многих SEO-специалистов возникнет вопрос, какие данные являются некорректными, если просто сравниваются разные значения, а затем переносятся данные из совпавших ячеек.
Чаще всего #ЗНАЧ! возникает, если сравниваемая строка оказалась слишком длинной, из-за чего программа не может обработать ее. Например, у Excel 2010 года максимальная длина строки составляет 255 символов. Если пользователь попытается сравнить более крупные строки, то увидит #ЗНАЧ!.
Также данная ошибка возникает, если пропустить один из аргументов в формуле. В таком случае программа просто не сможет обработать запрос и найти информацию.
Заключение
Функция ВПР — один из эффективных способов повысить эффективность и упростить рабочий день. Благодаря ей сбор и сведение данных становятся значительнее быстрее. Не потребуется вручную просматривать несколько таблиц и искать совпадения, расходуя на это время и силы. Нужно только написать правильную формулу, и программа соберет всю информацию, которая потребуется пользователю.